Rechtliche und technische Aspekte zu Protokollen erzeugt mit der Protocol APP
Erstellte Protokolle werden in der Datenbank und in der der deep.rent Cloud unveränderbar und manipulationssicher ohne die Möglichkeit der nachträglichen Veränderung dauerhaft gespeichert. Die Archivierung eines Protokolls erfolgt unter Verwendung einer MD5 Prüfsumme. Ein auf deep.rent veröffentlichtes Protokoll kann für alle Teilnehmer und Stellvertreter rechtssicher zur Beweissicherung und zum Nachweis verwendet werden.
Dieses Protokoll wurde von den Teilnehmern gemeinsam gelesen. Per Unterschrift (einfacher digitaler Signatur nach eIDAS) bestätigen die Teilnehmer die Richtigkeit der im Protokoll gemachten Angaben.
Die Teilnehmer bestätigen bei Unterschrift
Das Protokoll selbst, sowie die zugrundeliegenden eigenständigen Daten (nachfolgend nur "Protokoll") werden auf dem verwendeten Endgerät, auf datenverarbeitenden Systemen des Erstellers und im Rechenzentrum der deep.rent gespeichert. Nach der Erstellung ist das Protokoll gegen nachträgliche Veränderungen geschützt und kann über einen eindeutigen Link online aufgerufen werden. Durch ihre Unterschrift berechtigen die Teilnehmer den Ersteller
Der Teilnehmer wird auf sein Recht zum Widerruf der Speicherung von persönlichen Daten bei berechtigtem Interesse hingewiesen. Ein Widerruf ist formfrei an den Ersteller des Protokolls zu stellen.
deep.rent empfiehlt die Verwendung der automatischen Textbausteine zur Bestätigung durch die Teilnehmer.
deep.rent übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit oder Anwendbarkeit der Hinweise und Vereinbarungen. Es wird empfohlen die Vereinbarungen für den Einsatzbereich entsprechend anzupassen oder wieder zu löschen.
Das Signatur-Datum wird mit der vorliegenden System-Datum-Uhrzeit zum Zeitpunkt der Signatur gebildet und auf dem Protokoll jeder Signatur zugeordnet. Das Signatur-Datum kann NICHT manuell eingetragen oder geändert werden. Das Signatur-Datum wird einem erstellten Protokoll hinzugeführt.
Das Erstell-Datum wird zum Zeitpunkt der Erstellung des Protokolls nach erfolgter Signatur mit der vorliegenden System-Datum und System-Uhrzeit gebildet und auf dem Protokoll auf der ersten Seite angezeigt. Das Erstell-Datum kann NICHT manuell eingetragen oder geändert werden.
Das Cloud-Datum wird zum Zeitpunkt des erfolgreichen Uploads des Protokolls in die deep.rent Cloud mit der auf dem System-Datum und System-Uhrzeit des deep.rent Servers gebildet und auf der ersten Seite angezeigt. Das Cloud-Datum kann NICHT manuell eingetragen oder geändert werden. Das Cloud-Datum wird einem erstellten Protokoll nachträglich zum Erstell-Datum hinzugeführt.
Jedes erstellte Protokoll erhält eine global einmalige Referenz-ID (Globally Unique Identifier - GUID) und einen Weblink (https) zur eindeutigen Zuordnung. Die Protokoll-ID kann NICHT manuell eingetragen oder geändert werden.
Wird der Zugriff auf GPS Daten innerhalb der Protocol App erlaubt wird der Ort zum Erstell-Datum des Protokolls mit geographischen Koordinaten im Protokoll hinzugefügt. Der Ort der Erstellung kann NICHT manuell eingetragen oder geändert werden.
Protokolle werden in einer "Gerät-optimierten Ansicht" (responsiv) einschließlich Fotos auf dem verwendeten Endgerät (lokale Datenbank der Protocol App) des Erstellers erzeugt und bei bestehender Internetverbindung in der deep.rent Cloud (Cloud-Datenbank) langfristig archiviert.
Aus dem Web-Protokoll kann ein PDF oder der Ausdruck auf einem angeschlossenen Drucker erzeugt werden. Hinterlegt im Protokoll auf der ersten Seite ist der Link / QR-Code zum Web-Protokoll mit Fotos in hoher Auflösung.
Fotos zum Zustand werden in der eingestellten Auflösung auf dem verwendeten Endgerät gespeichert und bei bestehender Internetverbindung in der deep.rent Cloud (Cloud-Datenbank) langfristig archiviert. Im Web-Protokoll und PDF Protokoll werden Fotos in einer geringen Auflösung als base-64 angezeigt. Ein direkter Bezug des Fotos mit geringer Auflösung zu dem größeren Original Foto mit hoher Auflösung wird unter der Verwendung der GUID-Referenz im Protokoll und in der Datenbank gespeichert. Eine nachträgliche Änderung des Protokolls, des Fotos oder der GUID ist nicht möglich. Die GUID des Originalfotos wird auf Protokoll unterhalb des Fotos ausgegeben.
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