Personenbezogene Daten

Verwendung und Speicherung von personenbezogenen Daten in der Protocol App

Es besteht die Möglichkeit zur Erfassung von personenbezogenen Daten in der Protocol App zu speichern. Die Erfassung von personenbezogenen Daten sollte grundsätzlich nach den geltenden Regeln des Datenschutzgesetz und nach den Prinzipien der Datensparsamkeit erfolgen. Die Bereitstellung des Protokolldokuments sollte nach den geltenden Regeln des Datenschutzgesetzes und "need-to-know" Prinzipien erfolgen.

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Personenbezogene Daten

Anrede, Vorname und Nachname

  • Zweck: Identifikation der Person
  • Speicherung der Daten in Datenbank: Ja
  • Synchronisation der Daten: Ja

Adresse

  • Zweck: Kontaktmöglichkeit für Ersteller oder weitere Teilnehmer für postalischen Versand
  • Speicherung der Daten in Datenbank: Ja
  • Synchronisation der Daten: Ja

Telefonnummer

  • Zweck: Kontaktmöglichkeit für Ersteller oder weitere Teilnehmer für telefonischen Kontakt
  • Speicherung der Daten in Datenbank: Ja
  • Synchronisation der Daten: Ja

E-Mail

  • Zweck: Kontaktmöglichkeit für Ersteller oder weitere Teilnehmer und für Protokoll-Versand durch deep.rent
  • Speicherung der Daten in Datenbank: Ja
  • Synchronisation der Daten: Ja

Geburtsdatum

  • Zweck: Optionale Anmeldung eines Verbrauchszählers bei Energieanbieter
  • Speicherung der Daten in Datenbank: Nein
  • Synchronisation der Daten: Nein

Bankverbindung

  • Zweck: Optionale Anmeldung eines Verbrauchszählers bei Energieanbieter
  • Speicherung der Daten in Datenbank: Nein
  • Synchronisation der Daten: Nein

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Speicherorte

Personenbezogene Daten werden in der Protocol App integrierten Datenbank gespeichert. Die Speicherorte der Protocol App Datenbank sind

  • Lokale Datenbank auf mobile Endgeräten (Smartphones, Tablets) eines Nutzers oder Teamnutzers
  • Stationäre Desktop PCs (Pc, Laptop) eines Nutzers oder Teamnutzers
  • ISO 27001 Zertifiziertes Rechenzentrum der deep.rent Deutschland

-> Datensicherheit

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Teamzugriff

Durch einen Teamzugriff in den Lizenzen PRO und PRO+ können weitere Nutzerkonten zum gemeinsamen Zugriff auf die Protocol App Datenbank eingeladen werden.

Die Einladung eines Teamnutzers durch den Inhaber (Admin) einen Nutzerzugangs ermöglicht dem Nutzer und den Teamnutzern den gemeinsamen Zugriff auf alle Daten der Protocol Datenbank. Der Inhaber (Admin) muss bei Einladung von Teamnutzern die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung sicherstellen. Zu den Grundsätzen der DSGVO gehört insbesondere, dass keine Unbefugten innerhalb oder außerhalb der Organisation Zugang zu den Daten haben und weder die Daten noch die Geräte, mit denen diese verarbeitet werden, benutzen können. Nicht jeder Mitarbeitende in einer Organisation benötigt zur Erfüllung seiner Aufgaben Einsicht in die Daten der Protocol App. Es liegt im Entscheidungsermessen des Nutzers (Admin) weitere Personen innerhalb oder außerhalb seiner Organisation mit dem Zugriff auf die Daten der Protokoll App zu ermöglichen.

-> Team einrichten

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Weitergabe von Daten an Dritte

Im Rahmen der Protokollerstellung können weitere Folgeprozesse durch den Ersteller in Anwendung der Protocol App erfolgen. Mögliche Folgeprozesse sind

  • Erstellung der Wohnungsgeberbestätigung
  • Meldung von Zählerständen an den Grundversorger
  • Weitergabe des Protokolls an berechtigte Dritte durch den Ersteller (z. B. Eigentümer, Verwalter, Handwerker) 
  • Weitergabe einer temporären E-Mail-Adresse an deep.rent zum Versand des Protokolls

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Löschen von personenbezogen Daten

Mit dem Wegfall eines berechtigten Interesses zur Speicherung von personenbezogenen Daten zu einem Kontakt sollten diese durch den Nutzer wieder gelöscht werden.