Personen und Firmen

Unter "Personen und Firmen" eines Objekts werden Kontakte dauerhaft unter Verwendung einer Rolle zugeordnet. Bei Protokollerstellung werden diese Kontakte automatisch in das Protokoll übernommen und als Teilnehmer zur Unterschrift vorgeschlagen. Im Bedarfsfall ist der Kontakt aus der Liste der Teilnehmer bei Protokoll-Erstellung wieder zu entfernen. Wird zu den Kontakten eine E-Mail Adresse hinterlegt kann der automatische Versand des Protokolls bei Abschluss erfolgen.

-> Teilnehmer

-> Automatisch teilen

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Kontakt hinzufügen, bearbeiten oder entfernen

Personen und Firmen können bei Auswahl eines Objekts und im Protokoll hinzugefügt werden. Wird ein Neuer Kontakt hinzugefügt muss die Rolle (z. B. Vermieter, Mieter, Verwalter etc.) gewählt werden. Nach Wechsel in Kontakte kann ein bestehender Kontakt ausgewählt oder neu hinzugefügt werden. Wird ein neuer Kontakt erstellt kann über den Zurück-Pfeil aus Kontakte in die Protokoll-Ansicht gewechselt werden. Der Kontakt ist dann entsprechend unter Personen und Firmen vorbelegt.

Bereits hinterlegte Kontakte können aus der Liste entfernt werden. Hierdurch wird der Kontakt nicht aus Kontakte gelöscht sondern nur aus der Zuordnung zu Objekt und Protokoll entfernt.

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Angabe der E-Mail-Adresse zum Protokoll Versand

Die Angabe einer E-Mail-Adresse zu einem Kontakt welcher bei einem abgeschlossenen Protokoll unter Personen und Firmen zugeordnet wurde kann bei entsprechender Einstellung zum automatischen Versand des Protokolls verwendet werden.

Wird keine gültige E-Mail-Adresse bei einem Kontakt hinterlegt erfolgt kein Versand des Protokolls per E-Mail über deep.rent

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Hinweise zum Datenschutz

deep.rent weißt auf die Einhaltung zum Datenschutz und etwaigen Datenschutzverordnungen bei Verwendung der Funktion "Personen und Firmen" hin. Tragen Sie nur die Daten zu einem Kontakt ein die für etwaige Beteiligte und zur Durchführung von Folgeprozessen notwendig sind. Dies sollte nur erfolgen wenn es hierfür einen eindeutigen Geschäftszweck gibt. Weiterhin sollte geprüft werden ob das Protokoll mit sensiblen Informationen noch den entsprechenden Kontakten unter "Personen und Firmen" bereitgestellt werden darf.

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